SharePoint e Teams: caos o organizzazione?

Microsoft Teams e SharePoint sono ormai presenti in moltissime aziende che utilizzano Microsoft 365. Permettono di condividere documenti, comunicare con i colleghi e collaborare anche a distanza. Eppure, dopo qualche mese di utilizzo, può capitare di trovarsi davanti a decine di cartelle, Team, canali e documenti difficili da rintracciare.

Il problema, nella maggior parte dei casi, non è lo strumento. È come viene organizzato e utilizzato.

Qual è la differenza tra SharePoint e Teams?

Una delle domande più comuni è: che differenza c’è tra SharePoint e Teams?

Semplificando, possiamo pensare a Microsoft Teams come al luogo in cui le persone lavorano e comunicano: chat, riunioni, conversazioni di gruppo, canali e collaborazione sui documenti.

SharePoint, invece, è uno degli strumenti che stanno dietro a questa collaborazione e consente di archiviare, organizzare e condividere documenti e informazioni aziendali.

I due servizi, infatti, sono strettamente collegati. Quando si crea un Team, viene associato anche un sito SharePoint. I documenti caricati nei canali standard di Teams vengono memorizzati nel relativo ambiente SharePoint. Microsoft stessa descrive Teams come un punto centrale per la collaborazione che integra SharePoint e gli altri servizi Microsoft 365. Per approfondire è possibile consultare la documentazione ufficiale Microsoft sulla collaborazione con SharePoint e Microsoft 365.

Quindi Teams e SharePoint non sono necessariamente due alternative: sono strumenti complementari.

Perché Teams può diventare caotico?

Immaginiamo il classico archivio cartaceo di un ufficio. Se ogni dipendente potesse creare liberamente nuovi armadi, raccoglitori e cartelle, scegliendo ogni volta nomi differenti, dopo qualche anno trovare un contratto potrebbe diventare complicato.

Nel mondo digitale può succedere qualcosa di molto simile.

Se vengono creati Team e canali senza una logica comune, se i documenti vengono duplicati o se non è chiaro dove salvare determinate informazioni, quello che dovrebbe essere uno strumento di produttività rischia di trasformarsi in un archivio disordinato.

A questo si aggiunge un altro aspetto importante: la gestione degli accessi. Non tutti i documenti aziendali devono necessariamente essere disponibili a tutti. Organizzare correttamente gruppi, permessi e condivisioni aiuta a proteggere le informazioni e a rendere più semplice il lavoro quotidiano.

Come organizzare SharePoint e Teams in azienda?

Non esiste una struttura perfetta per tutte le imprese. La configurazione dovrebbe rispecchiare il modo in cui l’azienda lavora.

È però importante stabilire alcune regole: quando creare un nuovo Team, come utilizzare i canali, dove archiviare i documenti e chi può accedere alle diverse informazioni.

Anche i nomi hanno la loro importanza. Una struttura comprensibile permette a un dipendente di capire rapidamente dove cercare un documento senza dover chiedere ogni volta a un collega.

Lo stesso principio vale per la condivisione: anziché creare continuamente copie dello stesso documento e inviarle come allegati, lavorare su file condivisi consente di mantenere un punto di riferimento comune e collaborare sullo stesso contenuto.

SharePoint può sostituire il classico file server?

Un’altra domanda frequente è: SharePoint può sostituire le cartelle presenti sul server aziendale?

In molti contesti SharePoint può diventare la piattaforma centrale per la gestione e la condivisione dei documenti, ma il passaggio non dovrebbe consistere semplicemente nel trasferire nel cloud tutte le vecchie cartelle.

È l’occasione per capire quali documenti servono realmente, come devono essere classificati, chi deve potervi accedere e quale struttura sia più semplice per gli utenti.

Una migrazione senza pianificazione rischia infatti di trasferire nel cloud lo stesso disordine presente sul vecchio server.

Teams e SharePoint migliorano davvero la produttività?

Sì, se vengono configurati e utilizzati con criteri chiari.

Una buona organizzazione può ridurre il tempo perso nella ricerca dei documenti, limitare la proliferazione di copie differenti dello stesso file e rendere più semplice la collaborazione tra colleghi.

La tecnologia, però, è soltanto una parte della soluzione. Servono anche regole condivise, una corretta configurazione e utenti che sappiano come utilizzare gli strumenti.

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